Архів

      14 вересня 2018 року, завідувачем архівного сектору О. Шевчук проведено практичне заняття із секретарем Княжекриницької сільської ради, Барилюк Н.В., з дотримання вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (зі змінами 2018 року).

         На практиці було розглянуто загальні вимоги щодо оформлення розпорядчих документів, а саме підготовка, зміст розпорядчого документа, структура тексту та набрання чинності документа.

         Перевірено наявність підписів та печаток на оригіналах документів під час науково - технічного опрацювання .

Звернуто увагу на підготовку та формування справ до передачі їх в

архів.

     У ході заняття розглядалось питання щодо вилучення (виїмки) оригіналів службових документів:

Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом.

   Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу II Правил, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.

   Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.

Впровадження практичних занять з питань архівної справи і діловодства буде надаватися й надалі секретарям сільських рад та відповідальним за архів.

       В Архівному секторі Монастирищенської райдержадміністрації, архіваріусом Т.А. Домачук надавалась методична допомога секретарю - діловоду Державного навчального закладу «Монастирищенський професійний ліцей» А. М. Смільській, з питань роз’яснення норм Правил організації діловодства.

         Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

         Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами

               У липні 2018 року наказом Міністерства юстиції України № 2277/5 від 04.07.2018 року, який зареєстровано06 липня 2018 р.за № 791/32243, затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

читати далі

            Архівний сектор Монастирищенської райдержадміністрації здійснює прийом громадян та виконання запитів соціально правового характеру юридичних і фізичних осіб, спрямованих на забезпечення прав та законних інтересів, доступу користувачів до документної інформації.

         Основна тематика яких була з питання оформлення права власності на земельні ділянки в порядку для безкоштовної приватизації.

         Необхідною умовою для виготовлення технічної документації із землеустрою та присвоєння кадастрових номерів земельним ділянкам для подальшої приватизації є наявність архівних витягів із рішень про приватизацію земельних ділянок, прийнятих відповідно до Декрету Кабінету Міністрів України «Про приватизацію земельних ділянок» від 26.12.1992 року № 15-92, які на даний час зберігаються в архівному секторі.

         За 7 місяців 2018 року архівним сектором надійшло та виконано більше 1400 запитів.

         Для отримання архівної довідки (витягу) заявником особисто подається заява із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, адреси заявника, змісту факту чи події , паспорт або інший документ, що посвідчує особу.

У випадку звернення довіреної особи: заява, паспорт або інший документ, що посвідчує особу, або оформлена в установленому порядку довіреність.

Соціально-правовий запит виконується протягом одного місяця з дня реєстрації заяви; виконання запитів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень здійснюєтьсяу строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті, і контролюється завідувачем архівного сектору.  У разі відсутності підтверджуючих відомостей в документах або необхідних документів на державному зберіганні, надається негативна відповідь з рекомендаціями про їх можливе місцезнаходження.

Необхідні документи:

-особиста заявафізичної особи із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, адреси заявника, змісту факту чи події , паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

У випадкузвернення довіреної особи: заява, паспорт або інший документ, що посвідчує особу, оформлена в установленому порядкудовіреність.

         У випадку звернення юридичної особи – лист на фірмовому бланкуабо з кутовим штампом.

Соціально-правовий запитвиконуєтьсяпротягом одного місяця з дня реєстрації заяви;виконання запитів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень здійснюєтьсяу строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті, і контролюється завідувачем архівного сектору.

           Пересилання непрофільних запитів за належністю, а також інформування про це заявника здійснюється протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.

 У разі відсутності підтверджуючих відомостей в документах або необхідних документів на державному зберіганні, надається негативна відповідь з рекомендаціями про їх можливе місцезнаходження.

Виконання тематичних запитів

Виконаннятематичних запитів, у т.ч. майнових ( надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період; встановлення або підтвердження певного факту, події, майнового стану).

 Необхідні документи:

- особисті заяви юридичних або фізичних осіб із зазначенням певної проблеми, теми або підтвердження певного факту, події,дати, а також прізвища, ім'я та по батькові ,адреси заявників ( зразок додається).

         Тематичний запит виконується протягом одного місяця. У разі значного обсягу робіт з виготовлення інформаційного продукту умови, форми і строки виконання запиту погоджуються із споживачем.

         У разі відсутностіпідтверджуючих відомостей у документах або документів на державному зберіганні надається негативна відповідь з рекомендаціями про їх можливе місцезнаходження.

         Тематичний запит стосується надання фізичним або юридичним особам архівної інформації з певного питання.

         Архівні довідки, копії, витяги ( виготовлені засобами друку, копіювання) складаються за встановленою формою на бланку архівного сектора із зазначенням назви документа, засвідчуються підписом завідувача архівного сектора і гербовою печаткою.

Пріоритетними напрямками діяльності архівного сектору  райдержадміністрації, як місцевої  державних  архівної установи, є подальше впровадження положень Закону України  "Про Національний архівний фонд та архівні установи", внесення  до Національного архівного фонду (далі НАФ) архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться, а також здійснення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ та організацій району.

         Джерелами комплектування (фондоутворювачами) архівного сектору райдержадміністрації документами НАФ є 47 установ, підприємств та організацій району, з них: 31 установа – це органи місцевого самоврядування, решта 16 – це Монастирищенська райдержадміністрація, її управління і відділи,  підприємства, навчальні і медичні заклади та інші організації.

читати далі

Ви тут: Home Архів