Роз’яснення

до заповнення форми Паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

1.     Загальні положення

Паспорт архівного підрозділу установи, організації, підприємства (далі - Паспорт) є документом централізованого державного обліку, який встановлений п.7.2.13 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування і призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того в Паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається архівному сектору не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається у справі фонду установи. Погодження Паспорту з будь-якими установами (комісіями) не передбачені. Паспорт складається на підставі наявних облікових документів, описів, підсумкових записів до номенклатур справ, аркушів фондів. Відомості про кількість справ, що знаходяться в структурних підрозділах підраховуються за номенклатурами справ, або подаються за їх фактичною наявністю в результаті підрахунку.

2.     Склад показників Паспорту

Найменування установи, організації, підприємства та їх підпорядкованість: вказується повна юридична назва та безпосереднє підпорядкування.

Дата створення установи, організації, підприємства: вказуються відповідні постанови, рішення, розпорядження, накази або інші розпорядчі документи, які стали підставою для утворення установи та її подальшої реорганізації.

Розділ 1. Відомості про документи

Пункт 1.-«Фондів»: вказуються усі фонди, якщо фондування документів, що перебувають на зберіганні в архіві установи, проведене роздільно. В архіві, окрім основного фонду, який утворений в результаті діяльності  установи, можуть зберігатись фонди установ-попередників та ліквідованих організацій. Кожний фонд, незалежно від того, чи складається він з документів одного або декількох видів (управлінська документація або документи з особового складу) враховується у Паспорті лише один раз.

Пункт 2-«Справ»: вказується загальна кількість одиниць зберігання документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених і не внесених до описів, од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання та од. зб. документів з особового складу, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів, які зберігаються в архіві установи. Останньою крайньою датою є рік, попередній двом останнім діловодним роком. Наприклад, у Паспорті, складеному станом на  1 грудня 2011 року, подаються відомості про документи до 2009р. включно.

Пункт 2.1-«Постійного зберігання»: вказується кількість од. зб. документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи.

Пункт 2.1.1-«Внесених в описи, що схвалені ЕПК»: вказуються усі документи постійного зберігання в од. зб., які внесені до описів справ постійного зберігання, схвалених експертно-перевірною комісією Державного архіву Черкаської обл. (далі- ЕПК) та підготовлені до передачі (але станом на 1 грудня ще не передані) на зберігання до архівного відділу міськвиконкому. У графі  «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи та внесені до описів.

Пункт 2.1.2-«Що зберігаються понад установлені строки»: вказується кількість справ постійного зберігання, які зберігаються в установі понад встановлених Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації граничних строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі установи. Для установ, безпосередньо підпорядкованих центральним органам виконавчої влади, граничний строк тимчасового зберігання справ  постійного зберігання, до передачі на державне зберігання складає 15 років, для установ обласного підпорядкування – 10 років; для органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 5 років. Строк зберігання документів вираховується з 1 січня року, який слідує за роком закінчення документів у діловодстві. У графі «Крайні дати» вказується період, за який зберігаються документи понад встановлені строки.

Пункт 2.2-«З особового складу»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, що перебувають на зберіганні в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів справ з особового складу. У графі «Крайні дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів.

Пункт 2.2.1.-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів з особового складу та погоджені ЕПК. У графі «Кінцеві дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів.

Пункт 2.3.-«Тривалого зберігання»: вказується кількість од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання, як внесених, так і не внесених до описів. У графі «Крайні дати» вказуються граничні дати документів тривалого зберігання, які перебувають на зберіганні в архіві установи.

Пункт 2.3.1-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів тривалого зберігання, які внесені до описів та погоджені з ЕПК (ЕК архівного відділу міськвиконкому). У графі «Крайні дати» зазначаються граничні дати справ тривалого зберігання, які внесені до описів.

Примітка: до Паспорту архівного підрозділу справи тимчасового зберігання (до 10 р. включно) не вносяться, а відображаються у річному підсумковому запису до номенклатури справ установи.

Розділ 2. «Відомості про приміщення»

Графа «Площа архівосховища»: вказується площа окремого приміщення в кв. м., яка відведена під архів установи. У випадку його відсутності проставляється прочерк.

Графа «Ступінь завантаженості»: заповнюється при наявності архівосховища (приміщення для зберігання архівних документів). Перед тим, як визначити його завантаженість необхідно визначити місткість архівосховища. Місткість архівосховища вираховується за такою формулою:

1000 од. зб. × на площу архівосховища

                                                                                                      2,5 м2

(1000 од. зб. помножити на площу архівосховища та поділити на 2,5 кв. м).

Після визначення місткості завантаженість вираховується за такою формулою:

кількість од. зб. × 100%

                                                                                                       місткість

(кількість од. зб., що перебувають на зберіганні помножити на 100% та розділити на місткість).

Графа «Коротка характеристика приміщення»: подається характеристика архівосховища, при якій даються відповіді на такі питання:

-         стан приміщення (сухе, сире світле, темне);

-         опалення: центральне, пічне, відсутнє)

-         освітлення: природне, штучне;

-         наявність  вентиляції (вентильоване, невентильоване);

-         стелажі (металеві, дерев’яні, комбіновані, немає);

-         шафи: (металеві, дерев’яні, відсутні);

-         наявність пожежної та охоронної сигналізації;

-         стан дотримання температурно-вологісного режиму.

Приклад заповнення графи: «Окрема суха вентильована кімната з металевими шафами. Стелажі відсутні. Опалення центральне. Приміщення обладнане охоронною та пожежною сигналізацією. Освітлення природне. На вікнах – металеві грати.»

         У разі відсутності приміщення для зберігання архівних документів у графі робиться запис: «Приміщення для зберігання архівних документів відсутнє.»

Графа «Наявність робочих кімнат, читального залу»: вказується наявність окремої від архівосховища робочої кімнати для штатного працівника архіву установи та окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами користувачів. У разі їх відсутності у графі проставляється прочерк.

         Розділ 3. «Відомості про кадри»

Графа «Кількість штатних працівників»: вказується кількість працівників установи, якщо вони за штатним розписом займають посаду керівника архіву (архіваріуса) установи. Стаж роботи штатного працівника архіву має відображати період,  який вона перебуває на займаній посаді. У разі їх відсутності робиться запис: «Штатних працівників архіву немає» та проставляються прочерки у наступних графах.

         Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів установи).

          Паспорт разом з супровідним листом за підписом керівника установи подається до 1 грудня 2017 року.

         До Паспорту додається пояснювальна записка, в якій обумовлюються зміни у складі та обсяги фондів, причини змін кількості архівних справ постійного зберігання в порівнянні з даними Паспорту попереднього року (кількість справ постійного зберігання, утворених установою;прийнятих від структурних підрозділів та інших установ на зберігання до архівного підрозділу; переданих на державне зберігання або іншим установам). У випадку непоправної втрати чи пошкодження документів постійного, тривалого зберігання та з особового складу або вилучення справ документів судовими та слідчими органами, приймання-передавання документів в архів іншої установи, разом з Паспортом надаються копії актів про нестачу архівних справ (документів), про вилучення справ (документів), передавання  документів в архів іншої установи за формами, встановленими додатками 5-6, 25-26 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Вложения:
Скачать этот файл (додаток.docx)додаток.docx[ ]

Питання належної організації роботи із зверненнями громадян та її ефективність перебувають під постійним контролем завідувача архівного сектору Монастирищенської  райдержадміністрації. Вжиття конкретних заходів сприяє оперативному вирішенню порушених у зверненнях проблем, забезпеченню конституційних прав громадян на отримання архівної інформації з метою захисту їх законних прав та інтересів.

         Відповідно до Закону України  “Про звернення громадян ” відповіді надаються у термін від одного дня до місяця, але при розгляді запитів, які потребують перегляду значної кількості справ за тривалий час, за погодженням із заявником, термін виконання продовжується. Запити, що надійшли не за призначенням, пересилаються іншим уповноваженим органам у термін від одного до п’яти днів.

         Виконання запитів юридичних  та фізичних осіб базується на дотриманні Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженому  Наказом Міністерства юстиціїУкраїни02.03.2015 № 295/5 (зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
04 березня 2015 р.за № 251/26696).

         Упродовж січня - вересня 2017 року - скарги та  пропозиції не надходили.

         За 9 місяців  2017 року  у архівним сектором зареєстровано  :

- звернулося за консультаціями   - 227; 

- відвідувань користувачами  читальних залів   - 3 ; 

- прийнято на особистому прийомі                  - 230; 

- надійшло запитів                                             - 242, 

з них соціально-правових                                 - 86

Тематичного характеру                                    - 141.

Довідки до державного реєстратора:              -9.

З архівосховища було видано 90 справ.

         Одночасно виконувались копії архівних документів, що зберігаються у архівному секторі. Надавались роз'яснюючи відповіді громадянам, яких цікавила інформація з обмеженим доступом, з посиланням на Закони України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації».

         Основна тематика звернень стосувалась підтвердження майнових прав, виділення земельної частки (паю), права власності на житло, стажу роботи, розміру заробітної плати, нагород, актів громадянського стану, родинних зв’язків з метою отримання спадкових прав, діяльності виборчих  комісії 2015 року, фактів репресій і розкуркулення, реорганізацій колгоспів, підприємств, установ Монастирищенського району, дат заснування та історії розвитку закладів, установ, організацій населених пунктів району.

У архівному секторі систематично поновлюються  картотека обліку  ліквідованих та реорганізованих установ, переліки підприємств та організацій, документи з особового складу яких перебувають на зберіганні  у правонаступників, інших архівних установах.

Народний рух опору на Черкащині в період фашистської окупації 1941-1944рр.

Вложения:
Скачать этот файл (1.jpg)1.jpg[ ]
Скачать этот файл (10.jpg)10.jpg[ ]
Скачать этот файл (11.jpg)11.jpg[ ]
Скачать этот файл (2.jpg)2.jpg[ ]
Скачать этот файл (3.jpg)3.jpg[ ]
Скачать этот файл (4.jpg)4.jpg[ ]
Скачать этот файл (5.jpg)5.jpg[ ]
Скачать этот файл (6.jpg)6.jpg[ ]
Скачать этот файл (7.jpg)7.jpg[ ]
Скачать этот файл (8.jpg)8.jpg[ ]

      Відповідно до Плану розвитку архівної  справи  на 2017 рік, у квітні 2017  року до архівного сектору Монастирищенської райдержадміністрації надійшли документи Владиславчицької  сільської ради та її виконавчого комітету за  2015-2016  роки  для здійснення експертизи цінності, впорядкування та описування.

      Справи постійного зберігання та з особового складу відбиралися згідно номенклатури справ  сільської ради на 2015- 2016 роки.

читати далі

Робота  архівного  сектору  спрямовується  на  виконання Закону України  „Про  Національний  архівний фонд України та архівні установи». Основним напрямком роботи сектору є забезпечення зберігання  документів НАФ України, зміцнення матеріально-технічної бази архівного сектору та контроль за зберіганням документів  у відомчих архівах, установ, організацій, підприємств району. Також поповнення та формування НАФ України, організації користування документами для забезпечення   правових та  соціальних інтересів громадян.

Архівним сектором  здійснюється  управління архівною справою і діловодством в Монастирищенському районі, планомірне комплектування і використання важливої частини НАФ України – документів установ, організацій і підприємств Монастирищенського району.

читати далі

Вы здесь: Home Архів