1. Основні організаційні заходи

1.1. З метою зміцнення матеріально – технічної бази та подальшого розвитку архівної справи в районі, рішенням Монастирищенської районної ради від 28.02.2011 року № 4-5/УІ було  затверджено районну цільову програму розвитку архівної справи  Монастирищенського району на 2011 - 2015 роки .

     За 2015  рік  на виконання заходів  програми кошти не виділялись.

1.2. На виконання Закону України "Про місцеві вибори" (від 14.07.2015
№ 585-VIII) ст. 101, пункту 14 Заходів щодо створення на території Черкаської області належних умов для підготовки та проведення 25 жовтня 2015 року чергових виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, затверджених розпорядженням Черкаської обласної державної адміністрації від 02 вересня 2015 року № 426, архівним сектором підготовлено приміщення (архівосховище) для зберігання виборчої документації. Створено належні умови для приймання на зберігання до архівного сектору райдержадміністрації документації районної, міської, селищної, сільських виборчих комісій та забезпечено належне зберігання документації виборчих комісій. Основний за обсягом склад виборчої документації – прийнято 27 комісій (720 справ) .     

1.3. До Монастирищенської райдержадміністрації направлялися:

-  звіт про роботу архівного сектору за 2014 рік.

         -  звіт про роботу зі зверненнями громадян у 2015 рік

$1-         інформація про рівень забезпеченості належного охоронного та протипожежного режиму приміщень архівного сектору;

     -    проведено ініціативне інформування за запитом:

- відділу освіти  Монастирищенської РДА;    

- Монастирищенський навчально – виховний комплекс «Ліцей» - загальноосвітня школа  І - Ш ступенів «Ерудит» Монастирищенської  районної  ради.

-   інформація про  посилення охоронного режиму в архівному секторі під час приймання виборчої документації;

-  щомісячні звіти до Монастирищенського районного управління юстиції про нормативні правові акти видані архівним сектором.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

1.5. У 2015 році  розроблено та зареєстровано:

  -  наказ архівного сектору № 1  від 25.03.2015 «Про затвердження цін та тарифів на роботи  (послуги),  що виконуються госпрозрахунковою групою архівного сектору Монастирищенської РДА»,  який зареєстровано в Монастирищенському районному управлінні юстиції 02.04.2015 року за № 2/189.

-  наказ архівного сектору № 2  від 05.10.2015 «Про затвердження цін та тарифів на роботи  (послуги),  що виконуються госпрозрахунковою групою архівного сектору Монастирищенської РДА»,  який зареєстровано в Монастирищенському районному управлінні юстиції 07.10.2015 року за № 3/190.

1.7. Архівний сектор приймав участь у семінарах, на яких розглядались   питання стану архівної справи та діловодства  в архівних підрозділах установ, підприємств, організаціях.

За 2015 рік  на базі архівного сектору проводилися семінарські заняття з працівниками діловодних служб з  питань розгляду та складання нової  номенклатури справ. Здійснення перевіряння наявності та стану справ у архівних підрозділах територіальних громад.

Також проводилось стажування секретарів  міської, селищної та сільських  рад по питанню дотримання Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, дотримання Інструкції з діловодства,  формування справ  відповідно до номенклатури, роботи архівних підрозділів та експертних комісій установ.

         У 2015 році архівним сектором запроваджено проведення семінарів практикумів з науково - технічного опрацювання документів. У семінарів брали участь секретарі Терлицької, Дібрівської сільських рад, секретар-діловод Монастирищенської спеціалізованої школи – інтернату І-Ш ступенів «Обдарованість» Монастирищенської районної ради  Черкаської  області.

           Архівний сектор  приймав участь у проведених семінарах, колегіях   у Монастирищенський райдержадміністрації .

           1.8. Проведено ініціативне інформування за запитом від 8  червня 2015  року:

- Відділу освіти Монастирищенської райдержадміністрації;

- Монастирищенському навчально – виховному комплексу «Ліцей» - загальноосвітня школа  І - Ш ступенів «Ерудит».

 1.9. Заходи щодо розвитку мережі Трудових архівів у Монастирищенськогму районі не здійснювались. Оскікі у Монастирищенському районі функціонує Трудовий архів, підпорядкований Монастирищенській міській раді.

2. Забезпечення збереженості та державний облік

документів Національного архівного фонду

2.1. У 2015  році здійснено капітальний ремонт підлоги сховища №1. З цією метою оптимально переміщено 71 фонд з архівосховища – 4538 од.зб. В  архівосховищах архівного сектору райдержадміністрації регулярно здійснюється вологе прибирання, знепилення, дезінфекція. Здійснюється провітрювання приміщень. У 2015 році придбано: стелаж 8 пог.м., протяжність стелажного обладнання складає 210 пог. м., 55  коробок для зберігання документів.

Проведено перевіряння наявності документів – 9726 од.зб. у 35 фондах, відсутніх не виявлено

Контролюється температурно – вологісний режим.

2.2. В архівному секторі станом на 01.01.2016 року нараховується 125 фондів. Надійшов новий  об’єднаний архівного фонд «ВИБОРЧІ КОМІСІЇ (РАЙОННА, МІСЬКА, СЕЛИЩНА, СІЛЬСЬКІ ) З ВИБОРІВ ДЕПУТАТІВ МІСЦЕВИХ РАД СЬОМОГО СКЛИКАННЯ ТА МІСЬКОГО, СЕЛИЩНОГО, СІЛЬСЬКИХ ГОЛІВ МОНАСТИРИЩЕНСЬКОГО РАЙОНУ 2015 року - ».

Всього 17991 од.зб.

Закартановано 17991 од.зб.

За 2015 рік прийнято вперше на державне зберігання 1458 од.зб. від 35 фондів.

За реєстром описів, загальна кількість зареєстрованих описів 333,

Продовжується робота з картками обліку роботи з юридичними особами, до яких додаються копії свідоцтв про державну реєстрацію  юридичних осіб (джерел формування НАФ) та копії коду ЕДРПОУ.

Також поновлюються картки обліку роботи з юридичною особою, в діяльності якої не утворюються документи НАФ .

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України – не виявлено.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

3.1.  За 2015  рік архівним сектором Монастирищенської райдержадміністрації робота по створенню та розвитку науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, а також  фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація – не проводилась.

3.2.  Довідково-інформаційні видання,  підготовка яких у 2015 році  архівним сектором - не прово­дилася.

3.3. Архівний сектор у 2015 році не впроваджував  автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Експертною комісією архівного сектору за  2015 рік погоджено –

- номенклатур справ  -40

- положень про експертні комісії  - 2

- положень про архівний підрозділ  - 2

4.2.  За 2015 рік архівним сектором  були проведені  перевірки підприємств, установ організацій щодо ведення діловодства та архівної  справи:

Комплексна – органи місцевого самоврядування – 5;

Тематична  - органи місцевого самоврядування – 5;

Контрольна  - органи місцевого самоврядування – 5;

У ході перевірок було звернуто   увагу на:

- наявність ґрат на вікнах, вогнегасників,  облаштування сигналізацією.

- погодження інструкції з діловодства, номенклатур справ , упорядкування документів за відповідний період та передачі їх на державне зберігання, роботу експертної комісії архівних підрозділів.

 4.4. У 2015 році на базі архівного сектору організовано стажування секретарів сільських рад та працівників діловодних служб. На стажуванні розглядались питання:

          - Дотримання Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи ” ;

          - Розгляд нової редакції Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств, організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

         У 2015 році архівним сектором запроваджено проведення семінарів практикумів з науково - технічного опрацювання документів. У семінарів брали участь секретарі Терлицької, Дібрівської сільських рад, секретар-діловод Монастирищенської спеціалізованої школи – інтернату І-Ш ступенів «Обдарованість» Монастирищенської районної ради  Черкаської  області.

           Архівний сектор  приймав участь у проведених семінарах, колегіях   у Монастирищенський райдержадміністрації .

  5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

Проведено ініціативне інформування за запитом від 8  червня 2015 року:

-    Відділу освіти Монастирищенської райдержадміністрації;

- Монастирищенському навчально – виховному комплексу «Ліцей» - загальноосвітня школа  І - Ш ступенів «Ерудит» Монастирищенської  районної  ради.

Підготовлено виставку за тематикою «Війна. АТО. Шлях до перемоги». У виставці використані фото-документи учасника АТО бійця Житомирської 95 Окремої аеромобільної бригади.

Публікації у пресі  - 4

$1-         Архіви  - збереження історії.                    - січень 2015 року.

$1-         Особливий фонд архіву – війна.               - квітень 2015 року.

$1-         Про роботу архівного сектору.                -  липень 2015 року.

$1-         До Дня працівників архівних установ.    -  грудень 2015 року.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву – розпаювання майна бувшими сільгосппідприємствами.

Інформація про іноземних користувачів – не було.

5.4. У 2015 році видано 21 од. зб., якими користувались у читальному залі 10 користувачів.

5.5. Над збірників документів, і за  підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році – не було.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ .

5.7. З метою поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян архівному секторі:

- складено перелік установ, організацій підприємств , документи з особового складу яких перебувають на зберіганні у Трудовому архіві

- ведуться картки про місцезнаходження ліквідованих підприємств;

Картки та переліки постійно поповнюються і сприяють підвищенню оперативності пошуку необхідної інформації.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

Архівним  сектором у 2015  році  виконано запитів всього: - 265

- тематичних – 190

- соціально  - правового характеру

- надійшло - 100

- виконано - 100

- кількість звернень від громадян – 265

5.12. У 2015 році архівним сектором опубліковано у пресі  - 4 статті:

$1-         Архіви  - збереження історії.                    - січень 2015 року

$1-         Особливий фонд архіву – війна.               - квітень 2015 року

$1-         Про роботу архівного сектору.                -  липень 2015 року

$1-         До Дня працівників архівних установ.    -  грудень 2015 року

5.14.  Тематика соціально – правових запитів, що переважала у 2015 році:

реорганізація та про наділ земельних ділянок, підтвердження факту роботи, нагородження орденами та медалями, виділення земельного паю, підтвердження  родинного зв’язку ( Україна – Польща) .

Щодо прогнозу на 2016 рік -  кількість звернень по даній тематиці залишиться на рівні 2015 р.

Завідувач архівного сектору                                               О.О. Шевчук

Ви тут: Home Архів Звіт про роботу архівного сектору за 2015 рік