Роз’яснення

до заповнення форми Паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

1.     Загальні положення

Паспорт архівного підрозділу установи, організації, підприємства (далі - Паспорт) є документом централізованого державного обліку, який встановлений п.7.2.13 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування і призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того в Паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається архівному сектору не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається у справі фонду установи. Погодження Паспорту з будь-якими установами (комісіями) не передбачені. Паспорт складається на підставі наявних облікових документів, описів, підсумкових записів до номенклатур справ, аркушів фондів. Відомості про кількість справ, що знаходяться в структурних підрозділах підраховуються за номенклатурами справ, або подаються за їх фактичною наявністю в результаті підрахунку.

2.     Склад показників Паспорту

Найменування установи, організації, підприємства та їх підпорядкованість: вказується повна юридична назва та безпосереднє підпорядкування.

Дата створення установи, організації, підприємства: вказуються відповідні постанови, рішення, розпорядження, накази або інші розпорядчі документи, які стали підставою для утворення установи та її подальшої реорганізації.

Розділ 1. Відомості про документи

Пункт 1.-«Фондів»: вказуються усі фонди, якщо фондування документів, що перебувають на зберіганні в архіві установи, проведене роздільно. В архіві, окрім основного фонду, який утворений в результаті діяльності  установи, можуть зберігатись фонди установ-попередників та ліквідованих організацій. Кожний фонд, незалежно від того, чи складається він з документів одного або декількох видів (управлінська документація або документи з особового складу) враховується у Паспорті лише один раз.

Пункт 2-«Справ»: вказується загальна кількість одиниць зберігання документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених і не внесених до описів, од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання та од. зб. документів з особового складу, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів, які зберігаються в архіві установи. Останньою крайньою датою є рік, попередній двом останнім діловодним роком. Наприклад, у Паспорті, складеному станом на  1 грудня 2011 року, подаються відомості про документи до 2009р. включно.

Пункт 2.1-«Постійного зберігання»: вказується кількість од. зб. документів постійного зберігання, підготовлених до передачі на державне зберігання, внесених та не внесених до описів. У пункті «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи.

Пункт 2.1.1-«Внесених в описи, що схвалені ЕПК»: вказуються усі документи постійного зберігання в од. зб., які внесені до описів справ постійного зберігання, схвалених експертно-перевірною комісією Державного архіву Черкаської обл. (далі- ЕПК) та підготовлені до передачі (але станом на 1 грудня ще не передані) на зберігання до архівного відділу міськвиконкому. У графі  «Крайні дати» проставляються самі ранні та самі пізні роки тих документів постійного зберігання, які зберігаються в архіві установи та внесені до описів.

Пункт 2.1.2-«Що зберігаються понад установлені строки»: вказується кількість справ постійного зберігання, які зберігаються в установі понад встановлених Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації граничних строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі установи. Для установ, безпосередньо підпорядкованих центральним органам виконавчої влади, граничний строк тимчасового зберігання справ  постійного зберігання, до передачі на державне зберігання складає 15 років, для установ обласного підпорядкування – 10 років; для органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 5 років. Строк зберігання документів вираховується з 1 січня року, який слідує за роком закінчення документів у діловодстві. У графі «Крайні дати» вказується період, за який зберігаються документи понад встановлені строки.

Пункт 2.2-«З особового складу»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, що перебувають на зберіганні в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів справ з особового складу. У графі «Крайні дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи, як внесених, так і не внесених до описів.

Пункт 2.2.1.-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів з особового складу та погоджені ЕПК. У графі «Кінцеві дати» вказуються самі ранні та самі пізні роки тих справ з особового складу, які зберігаються в архіві установи і внесені до описів.

Пункт 2.3.-«Тривалого зберігання»: вказується кількість од. зб. документів тривалого (понад 10 років) зберігання, як внесених, так і не внесених до описів. У графі «Крайні дати» вказуються граничні дати документів тривалого зберігання, які перебувають на зберіганні в архіві установи.

Пункт 2.3.1-«Внесених в описи»: вказується кількість од. зб. документів тривалого зберігання, які внесені до описів та погоджені з ЕПК (ЕК архівного відділу міськвиконкому). У графі «Крайні дати» зазначаються граничні дати справ тривалого зберігання, які внесені до описів.

Примітка: до Паспорту архівного підрозділу справи тимчасового зберігання (до 10 р. включно) не вносяться, а відображаються у річному підсумковому запису до номенклатури справ установи.

Розділ 2. «Відомості про приміщення»

Графа «Площа архівосховища»: вказується площа окремого приміщення в кв. м., яка відведена під архів установи. У випадку його відсутності проставляється прочерк.

Графа «Ступінь завантаженості»: заповнюється при наявності архівосховища (приміщення для зберігання архівних документів). Перед тим, як визначити його завантаженість необхідно визначити місткість архівосховища. Місткість архівосховища вираховується за такою формулою:

1000 од. зб. × на площу архівосховища

                                                                                                      2,5 м2

(1000 од. зб. помножити на площу архівосховища та поділити на 2,5 кв. м).

Після визначення місткості завантаженість вираховується за такою формулою:

кількість од. зб. × 100%

                                                                                                       місткість

(кількість од. зб., що перебувають на зберіганні помножити на 100% та розділити на місткість).

Графа «Коротка характеристика приміщення»: подається характеристика архівосховища, при якій даються відповіді на такі питання:

-         стан приміщення (сухе, сире світле, темне);

-         опалення: центральне, пічне, відсутнє)

-         освітлення: природне, штучне;

-         наявність  вентиляції (вентильоване, невентильоване);

-         стелажі (металеві, дерев’яні, комбіновані, немає);

-         шафи: (металеві, дерев’яні, відсутні);

-         наявність пожежної та охоронної сигналізації;

-         стан дотримання температурно-вологісного режиму.

Приклад заповнення графи: «Окрема суха вентильована кімната з металевими шафами. Стелажі відсутні. Опалення центральне. Приміщення обладнане охоронною та пожежною сигналізацією. Освітлення природне. На вікнах – металеві грати.»

         У разі відсутності приміщення для зберігання архівних документів у графі робиться запис: «Приміщення для зберігання архівних документів відсутнє.»

Графа «Наявність робочих кімнат, читального залу»: вказується наявність окремої від архівосховища робочої кімнати для штатного працівника архіву установи та окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами користувачів. У разі їх відсутності у графі проставляється прочерк.

         Розділ 3. «Відомості про кадри»

Графа «Кількість штатних працівників»: вказується кількість працівників установи, якщо вони за штатним розписом займають посаду керівника архіву (архіваріуса) установи. Стаж роботи штатного працівника архіву має відображати період,  який вона перебуває на займаній посаді. У разі їх відсутності робиться запис: «Штатних працівників архіву немає» та проставляються прочерки у наступних графах.

         Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів установи).

          Паспорт разом з супровідним листом за підписом керівника установи подається до 1 грудня 2017 року.

         До Паспорту додається пояснювальна записка, в якій обумовлюються зміни у складі та обсяги фондів, причини змін кількості архівних справ постійного зберігання в порівнянні з даними Паспорту попереднього року (кількість справ постійного зберігання, утворених установою;прийнятих від структурних підрозділів та інших установ на зберігання до архівного підрозділу; переданих на державне зберігання або іншим установам). У випадку непоправної втрати чи пошкодження документів постійного, тривалого зберігання та з особового складу або вилучення справ документів судовими та слідчими органами, приймання-передавання документів в архів іншої установи, разом з Паспортом надаються копії актів про нестачу архівних справ (документів), про вилучення справ (документів), передавання  документів в архів іншої установи за формами, встановленими додатками 5-6, 25-26 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Вложения:
Скачать этот файл (додаток.docx)додаток.docx[ ]
Вы здесь: Home Архів Розпочато прийом Паспортів архівних підрозділів