Звернення громадян надходять до архівного сектора районної державної адміністрації  письмово та  на особистому прийомі завідувача сектора.

До архівного сектора громадяни звертались із запитами про стаж роботи,  реорганізацію установ, організацій, обрання депутатом, про рішення органів влади, місцевого самоврядування тощо.

         У 2015  році виконано запитів всього: - 265, з них тематичних – 190, соціально  - правового характеру - 100. Загальна  кількість звернень від громадян – 265.

           Протягом І кварталу 2016 року проводилась робота щодо виконання запитів юридичних та фізичних осіб соціально - правового та майнового характеру.

          За  І квартал 2016 року надійшло  97 запитів  соціально-правового характеру, у тому числі, від громадян України - 95, від іноземних громадян  - 2. На особистому прийомі прийнято 90 громадян, надійшли поштою - 2 запитів від іноземних громадян .

        Загальна кількість виконаних запитів соціально-правового характеру громадян України - 53, у т. ч. з позитивним результатом – 48, з негативним результатом - 5, з рекомендаціями звернутися до іншої установи - 0. Загальна кількість виконаних запитів соціально-правового характеру іноземних громадян - 2 (всі надійшли поштою), виконано з позитивним результатом - 2, з негативним - 0,  з рекомендацією звернутися до іншої установи - 0.

        Стосовно тематики виконаних соціально-правових запитів: про трудовий стаж надано рекомендації звернутись до Трудового архіву -  50 особам, про реорганізацію підприємств - 41.

         На особистому прийомі від громадян України прийнято 5 майнових запитів. Виконано - 5 запитів, у т. ч. з позитивним результатом - 4, з негативним результатом - 1, з рекомендаціями звернутися до іншої установи - 50.  

        Тематична спрямованість запитів, що надійшли до архівного сектору: соціально-правового характеру - 94,6%, майнових - 5,4%.

       Від визначених окремих категорій громадян - інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня» - звернення не надходили.

      Соціально - правові запити у секторі виконує 1 працівник, у середньому, за 1 день - 3 запити. До виконання соціально – правових запитів особи інших установ не долучаються. Середній термін виконання запиту соціально-правового характеру з дня надходження і реєстрації - 30 днів.

     Робота із зверненнями громадян у архівному секторі районної державної адміністрації  аналізується та узагальнюється щокварталу.

Виконання соціально-правових запитів

Необхідні документи:

- особиста заява фізичної особи із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, адреси заявника, змісту факту чи події , паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

        У випадкузвернення довіреної особи: заява, паспорт або інший документ, що посвідчує особу, оформлена в установленому порядкудовіреність.

         У випадку звернення юридичної особи – лист на фірмовому бланкуабо з кутовим штампом.

Соціально-правовий запитвиконуєтьсяпротягом одного місяця з дня реєстрації заяви;виконання запитів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень здійснюєтьсяу строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті, і контролюється завідувачем архівного сектору.

           Пересилання непрофільних запитів за належністю, а також інформування про це заявника здійснюється протягом 15 днів з часу реєстрації запиту.

 У разі відсутності підтверджуючих відомостей в документах або необхідних документів на державному зберіганні, надається негативна відповідь з рекомендаціями про їх можливе місцезнаходження.

Виконання тематичних запитів

         Виконаннятематичних запитів, у т.ч. майнових ( надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період; встановлення або підтвердження певного факту, події, майнового стану).

 Необхідні документи:

- особисті заяви юридичних або фізичних осіб із зазначенням певної проблеми, теми або підтвердження певного факту, події,дати, а також прізвища, ім'я та по батькові ,адреси заявників ( зразок додається).

         Тематичний запит виконується протягом одного місяця. У разі значного обсягу робіт з виготовлення інформаційного продукту умови, форми і строки виконання запиту погоджуються із споживачем.

         У разі відсутностіпідтверджуючих відомостей у документах або документів на державному зберіганні надається негативна відповідь з рекомендаціями про їх можливе місцезнаходження.

         Тематичний запит стосується надання фізичним або юридичним особам архівної інформації з певного питання.

         Архівні довідки, копії, витяги ( виготовлені засобами друку, копіювання) складаються за встановленою формою на бланку архівного сектора із зазначенням назви документа, засвідчуються підписом завідувача архівного сектора і гербовою печаткою.

Упорядкування документів (науково-технічне опрацювання архівнихдокументів) на договірних засадах

 Необхідні документи:

- укладання договору з архівним секором із замовником послуги за листом-зверненням про упорядкування.

         У разі відмови замовника оплатити виконання послуг, архівний сектор пропонує організації- заявнику провести упорядкування самостійно.
Упорядкування документівособових фондів проводиться безкоштовно.

Замовник має право проводити контроль за дотриманням умов договору про проведення упорядкування. Строки проведення упорядкування залежать від обсягів документів і визначаються в договорі.

1. Основні організаційні заходи

1.1. З метою зміцнення матеріально – технічної бази та подальшого розвитку архівної справи в районі, рішенням Монастирищенської районної ради від 28.02.2011 року № 4-5/УІ було  затверджено районну цільову програму розвитку архівної справи  Монастирищенського району на 2011 - 2015 роки .

     За 2015  рік  на виконання заходів  програми кошти не виділялись.

1.2. На виконання Закону України "Про місцеві вибори" (від 14.07.2015
№ 585-VIII) ст. 101, пункту 14 Заходів щодо створення на території Черкаської області належних умов для підготовки та проведення 25 жовтня 2015 року чергових виборів депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, затверджених розпорядженням Черкаської обласної державної адміністрації від 02 вересня 2015 року № 426, архівним сектором підготовлено приміщення (архівосховище) для зберігання виборчої документації. Створено належні умови для приймання на зберігання до архівного сектору райдержадміністрації документації районної, міської, селищної, сільських виборчих комісій та забезпечено належне зберігання документації виборчих комісій. Основний за обсягом склад виборчої документації – прийнято 27 комісій (720 справ) .     

1.3. До Монастирищенської райдержадміністрації направлялися:

-  звіт про роботу архівного сектору за 2014 рік.

         -  звіт про роботу зі зверненнями громадян у 2015 рік

$1-         інформація про рівень забезпеченості належного охоронного та протипожежного режиму приміщень архівного сектору;

     -    проведено ініціативне інформування за запитом:

- відділу освіти  Монастирищенської РДА;    

- Монастирищенський навчально – виховний комплекс «Ліцей» - загальноосвітня школа  І - Ш ступенів «Ерудит» Монастирищенської  районної  ради.

-   інформація про  посилення охоронного режиму в архівному секторі під час приймання виборчої документації;

-  щомісячні звіти до Монастирищенського районного управління юстиції про нормативні правові акти видані архівним сектором.

читати далі

Вы здесь: Home Архів