Прийняття рішення про ліквідацію підприємства – важливий крок для його власника, адже реалізація цього кроку потребує здійснення повного аналізу господарської діяльності підприємства, звільнення всіх працівників, проведення остаточних розрахунків з кредиторами, та передачу документів на зберігання до архівної установи.  Юридична особа вважається ліквідованою від дня внесення відповідного запису про її ліквідацію до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців. Серед документів, які потрібно подати державному реєстратору для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи є обов’язковою довідка з архівного сектору про прийняття документів, які підлягають довгостроковому зберіганню.

В зв’язку з цим хотілося б дати роз’яснення щодо порядку підготовки до передачі документів ліквідованого підприємства до архівної  установи.

Упорядкування і підготовка документів установи, що ліквідується, входить до обов’язків  ліквідаційної комісії або ліквідатора.Після проведення ліквідаційних заходів та завершення перевірок фінансово-господарської діяльності здійснюється підготовка документів для подальшого зберігання і використання. Під час проведення  експертизи  цінності  здійснюється відбір   документів  з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання, термін зберігання яких не закінчився. Одночасно відбираються документи і справи до знищення, термін зберігання яких минув.  На упорядковані  документи складаються описи  і акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув тут слід керуватись Переліком типових документів затвердженим Наказом міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5. До описів справ складається засвідчувальний напис, довідковий апарат: історична довідка, передмова, титульний аркуш. За консультативно-методичною та практичною допомогою в організації підготовки до передачі документів до архіву ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися  до  архівного сектору.

Описи  справ та акт про виділення до знищення документів передаються на розгляд експертної комісії архівного  сектору і після схвалення  затверджуються  головою ліквідаційної комісії (ліквідатором). При виявленні нестачі архівних документів складається Акт, що затверджується  головою ліквідаційної комісії (ліквідатором), після чого передається на розгляд експертної комісії архівного сектору.

Багато виникає питань щодо того які саме справи потрібно здавати при ліквідації підприємства. Тут однозначна відповідь – всі. Керуючись Переліком документів затвердженим наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 р. № 430/5

- до опису справ з кадрових питань (особового складу) включаються  документи  заведені у діловодстві установи згідно номенклатури справ зокрема:

- накази з кадрових питань (особового складу), рішення загальних зборів про прийом, переведення, звільнення працівників, їх матеріальне заохочення, надбавки, сумісництво, виплату заробітної плати;

- статути, установчі договори, накази, рішення вищих органів про реорганізацію, перейменування установи по можливості за весь період існування установи;

-  договори, угоди, (трудові ) контракти;

-  документи з атестації робочих місць;

-  колективні договори;

- книга реєстрації табельних номерів;

- особові справи, особові картки працівників;

- особові рахунки працівників або відомості нарахування заробітної плати (при відсутності особових рахунків);

-   акти нещасних випадків на виробництві,  журнали їх реєстрації;

- табелі виходів чи наряди працівників із шкідливими умовами праці;

- інші документи, які можуть забезпечити соціальний захист працівників установи.   

      Додатково ліквідатором також передаються наступні документи:

-  ліквідаційні документи: рішення загальних зборів, вищих органів, суду, накази про ліквідацію, банкрутство установи, ліквідаційний баланс, довідки про зняття з обліку органами статистики, податковими, пенсійними органами, про закриття банківських рахунків (копії).

- до опису справ тимчасового зберігання, включаються документи,терміни зберігання яких не закінчилися. Допускається формування таких документів в одну справу за декілька років та включення до опису за початковою датою. 

Акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, складається на всі справи установи, які знищуються. Знищення документів  проводиться після погодження описів справ та актів архівною установою, затверджених ліквідаційною комісією (ліквідатором).

         Після схвалення експертною комісією архівного сектору описів справ, ліквідатор звертається до трудового архіву з  письмовою заявою про передачу документів установи, яка ліквідується, для подальшого їх зберігання у Трудовому архіві.Документи доставляються в архів за рахунок установи-здавальника разом з ними передаються описи справ та акт про виділення до знищення документів.

          Приймання документів буде оформлене актом приймання-передавання, один примірник якого та довідку про прийняття документів до архіву,  видає ліквідатору.

За будь якою допомогою в організації підготовки до передачі документів до архівної установи ліквідаційна комісія або ліквідатор може звернутися  до архівного сектору .

Адреса : 19100, вул. Жовтнева, 6, м. Монастирище, Черкаська область

Тел. 04746-2-53-80

             Архівний сектор Монастирищенської  райдержадміністрації виконує один із основних напрямів діяльності -  виконання запитів юридичних та фізичних осіб, спрямованих на забезпечення їх прав та законних інтересів, доступу користувачів до документної ретроспективної інформації.

         Відповідно до Закону України  “Про звернення громадян ” відповіді надаються у термін від одного дня до місяця, але при розгляді запитів, які потребують перегляду значної кількості справ за тривалий час, за погодженням із заявником, термін виконання продовжується. Запити, що надійшли не за призначенням, пересилаються іншим уповноваженим органам у термін від одного до п’яти днів.

         Упродовж січня 2017 року - скарги та  пропозиції не надходили.

         У січні  2017 р.  у архівним сектором зареєстровано  35 запитів при річному плані 150, а саме: 

- звернулося за консультаціями   - 35; 

- відвідувань користувачами  читальних залів   - 3; 

- прийнято на особистому прийомі                  - 35; 

- надійшло запитів                                             - 35, 

з них соціально-правових                                 - 10

Тематичного характеру   - 16.

             Довідки до державного реєстратора ВК КМП «Берізка» (про документи діяльності ФОП) – 1.

             З архівосховища було видано 50 справ.

         Одночасно виконувались копії архівних документів, що зберігаються у архівному секторі. Надавались роз'яснюючи відповіді громадянам, яких цікавила інформація з обмеженим доступом, з посиланням на Закони України « Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації».

         Основна тематика звернень стосувалась підтвердження майнових прав, виділення земельної частки (паю), права власності на житло, стажу роботи, розміру заробітної плати, нагород, актів громадянського стану, родинних зв’язків з метою отримання спадкових прав, діяльності виборчих  комісії 2015 року, фактів репресій і розкуркулення, реорганізацій колгоспів, підприємств, установ Монастирищенського району, дат заснування та історії розвитку закладів, установ, організацій населених пунктів району.

     У архівному секторі систематично поновлюються  картотека обліку  ліквідованих та реорганізованих установ, переліки підприємств та організацій, документи з особового складу яких перебувають на зберіганні  у правонаступників, інших архівних установах.

План розвитку архівної справи в Монастирищенському районі розроблено відповідно до Правил роботи архівних установ України та рекомендацій Державного архіву Черкаської області щодо планування роботи на 2017 рік.

         Планові обсяги роботи з усіх напрямків діяльності визначено виходячи з наявних фінансових, матеріальних, трудових, інформаційних ресурсів та необхідності реалізації пріоритетних завдань архіву зокрема, для забезпечення збереженості документів, що мають соціальну значимість, продовження  поетапного суцільного перевіряння наявності документів Національного архівного фонду, в зв’язку зі зміною адреси розташування архівного сектору, вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на державне зберігання, вивіряння та уточнення облікових документів

         1. Забезпечення збереженості та державний облік НАФ

1.3   Архівним сектором буде перешито 20  од.зб.

1.6  Закартановано 360 од.зб., які будуть прийняті від 17 установ у 2017 році на державне зберігання:           

- Управління сільського господарства Монастирищенської РДА      

- Редакція газети «Зоря»

- Монастирищенська центральна районна лікарня                                      

  - Органи місцевого самоврядування                14

         1.7  Провести перевіряння наявності документів 360  од.зб.

читати далі

         Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати.

         Номенклатура справ – це систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання. Вона створюється на основі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання. Цей Перелік затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12квітня 2012 № 578/5 і зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 як обов'язковий нормативно-правовий акт для всіх організацій, незалежно від їх форм власності.

         Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» юридичні особи протягом року з дня своєї реєстрації зобов'язані в установленому порядку погодити свою номенклатуру справ з відповідним державним архівом. Перед направленням на узгодження до державного архіву номенклатура справ установи повинна бути схвалена його експертною комісією (ЕК). Після узгодження з архівом номенклатура справ підлягає затвердженню керівником установи.

         У кінці діловодного року номенклатура справ закриваються підсумковим записом, в якій вказується кількість справ, заведених в організації за рік. Підсумковий запис підписується керівником діловодної служби (особою, відповідальною за ведення діловодства в установі).

         Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх видами; розподілу та групуванню виконаних документів і справ; закріплення індексації; встановлення термінів зберігання; створення довідкової картотеки виконаних документів.

         До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

     Погоджена з ЕПК відповідного державного архіву номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 01 січня нового року.

      Нормами ст. 42 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначено, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами, інші особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі архівних документів, а також у порушенні порядку доступу до зазначених документів та в інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність відповідно до закону.

        
Згідно з п. 3.8 Переліку знищення документів без попереднього затвердження описів постійного зберігання, а також порушення термінів зберігання визнаються незаконними.

         Положеннями статті 92 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.

         Порушення строків зберігання бухгалтерських документів, на думку Головного контрольно-ревізійного управління України, тягне за собою адміністративну відповідальність за ст. 164 КпАП, так як є порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку.

         Наслідком порушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищення документів з податкового обліку, що контролюючими органами цілком може бути кваліфіковано як порушення встановленого законом порядку ведення ведення податкового обліку.

         Відповідальність за такі дії встановлена статтею 163 КпАП.

За незабезпечення належного стану первинного обліку, яке може, зокрема, знайти прояв в незабезпеченні збереження документів, на підставі яких він ведеться, закріплена відповідальність у статті 186 КпАП.

         У деяких випадках чинне законодавство передбачає кримінальну відповідальність. 

Вы здесь: Home Архів